Jetzt die passende Event­agentur finden

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Was macht eine Event­agentur?

Eine Event­agentur ist ein Unter­nehmen, das sich auf die Planung und Koordi­nierung von Veran­stal­tungen spezia­li­siert hat. Das kann alles sein, von Hochzeiten bis hin zu Firmen­feiern, aber das Hauptziel eines Veran­stal­tungs­planers ist es, dafür zu sorgen, dass am Tag der Veran­staltung alles reibungslos abläuft. Sie sind verant­wortlich für die Sicherung von Veran­stal­tungs­orten, die Buchung von Anbietern, die Erstellung von Einla­dungen und Einla­dungs­listen, die Sicher­stellung, dass genügend Essen und Getränke vorhanden sind… Die Liste ist lang! Eine ausführ­liche Übersicht, was eine Event­agentur alles bietet finden Sie hier.

Was sollten Sie bei der Wahl der passenden Event­agentur beachten?

Die Wahl der richtigen Event­agentur kann eine entmu­ti­gende Aufgabe sein. Es gibt so viele Faktoren zu berück­sich­tigen, z. B. ob die Event­agentur die von Ihnen gewünschten Dienst­leis­tungen anbietet und wie hoch die Preise sind, dass die Entscheidung schwer fallen kann. Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, haben wir eine Übersicht mit Fragen und Eigen­schaften erstellt, auf die Sie bei der Auswahl einer Event­agentur achten sollten:

Leistungs­an­gebot der Event­agentur

Die Planung von Veran­stal­tungen ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unter­nehmens. Es ist notwendig, eine Veran­staltung richtig zu planen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Der Service einer Event-Agentur besteht aus drei Haupt­kom­po­nenten: Die Planung, Durch­führung und Nachbe­reitung der Dienst­leistung. Event­planer werden sich vor, während und nach Ihrer Veran­staltung mit allen Aspekten dieser drei Bereiche befassen, damit Ihre Kunden mit ihrer Erfahrung zufrieden sind. Einsatz­ge­biete sind z.B.:

  • Messe­planung
  • Catering
  • Schulungen
  • Firmen­prä­sen­tation
  • Hilfe bei der Suche des Standorts
  • Perso­nal­be­reit­stellung
  • usw.

Arbeits­proben und Referenzen

Sie möchten die passende Event­agentur finden? Wenn ja, dann müssen Sie zuerst etwas recher­chieren. Es gibt viele Agenturen für Events, die sich um Ihren Auftrag bemühen – aber wie können Sie heraus­finden, welche die beste für Sie ist? Die Antwort lautet: Indem Sie sich nach Referenzen erkun­digen und die bishe­rigen Leistungen der Agentur überprüfen. Die Serio­sität eines Unter­nehmens lässt sich anhand der bereits geleis­teten Arbeit beurteilen. Wenn sie zum Beispiel auf ihrer Website Arbeits­proben präsen­tieren oder auf zufriedene Kunden verweisen, sind diskrete Nachfragen erlaubt. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob das Unter­nehmen sein Leistungs­ver­sprechen einhält.

Preis­ge­staltung

“Billig” bedeutet nicht immer “gut”. Wenn Sie eine Event­agentur finden wollen, kann ein detail­lierter Kosten­vor­anschlag enorm hilfreich sein. Wobei die Kosten je nach Arbeits­aufwand und natürlich mit allen Unwäg­bar­keiten variieren können. Gute Event­agen­turen sind jedoch in der Lage, diese Risiken bestmöglich zu kalku­lieren und in ihren Kosten­vor­anschlag einzu­be­ziehen – billig muss nicht gleich­be­deutend mit schlechter Qualität sein, aber teuer ist auch nicht immer gleich­be­deutend mit hochwertig.

Motivation und Chemie

Die passende Event­agentur finden ist eine kompli­zierte Aufgabe. Einer­seits wollen Sie eine Agentur für Events, die einen vernünf­tigen Preis bietet und motiviert ist, mit Ihnen zu arbeiten. Aber Motivation bedeutet nicht viel, wenn Ihr Geschäfts­partner keine Quali­täts­arbeit leisten kann oder sich schnell langweilt. Um die beste Lösung zu finden, ist es wichtig, bei der Suche nicht nur auf den Preis und die Motivation zu achten, sondern auch darauf ob es zwischen­menschlich stimmt. 

Fähig­keiten der Event­agentur

Welche Eigen­schaften sollten Sie bei einer Agentur für Events suchen? Die Antwort auf diese Frage ist nicht eindeutig. Es gibt viele verschiedene Arten von Agenturen, und jede hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. Es kann schwierig sein, zu wissen, ob ein Unter­nehmen für Ihr Unter­nehmen geeignet ist, ohne sich vorher zu infor­mieren. Es wird empfohlen, sich über die von der Agentur angege­benen Fähig­keiten zu infor­mieren, heraus­zu­finden, wie lange sie bereits tätig ist, welche Zerti­fi­zie­rungen sie besitzt usw.

Standorte des Event­lokal

Wenn Sie eine Veran­staltung planen, ist es wichtig, den Standort des Veran­stal­tungs­ortes zu berück­sich­tigen. Es gibt viele Faktoren, die bei der Wahl des Veran­stal­tungs­ortes berück­sichtigt werden sollten. Der erste Punkt ist die Verfüg­barkeit von Parkplätzen. Gibt es genügend Platz für die Gäste, um ihre Fahrzeuge zu parken? Wenn nicht, bietet der Veran­stal­tungsort kostenlose Parkplätze an? Ein weiterer zu berück­sich­ti­gender Faktor ist die Anbindung an öffent­liche Verkehrs­mittel.

Personal im Event­lokal

Wenn Sie eine Veran­staltung planen, ist es wichtig, den Standort des Veran­stal­tungs­ortes zu berück­sich­tigen. Es gibt viele Faktoren, die bei der Wahl des Veran­stal­tungs­ortes berück­sichtigt werden sollten. Der erste Punkt ist die Verfüg­barkeit von Parkplätzen. Gibt es genügend Platz für die Gäste, um ihre Fahrzeuge zu parken? Wenn nicht, bietet der Veran­stal­tungsort kostenlose Parkplätze an? Ein weiterer zu berück­sich­ti­gender Faktor ist die Anbindung an öffent­liche Verkehrs­mittel.

Sicherheit des Events

Sicherheit ist kein Zufall. Die Vorbeugung und Reaktion auf Notfälle bei Veran­stal­tungen ist ein immer wichti­gerer Aspekt, der jedoch oft unter­schätzt oder als unwichtig angesehen wird. Die Sicherheit von Gästen und Personal sollte jedoch an erster Stelle stehen: Mit Verlet­zungen und späteren Schadens­er­satz­an­sprüchen ist niemandem gedient.

Größe des Events

In jedem Fall sollte die Größe des Veran­stal­tungs­ortes an die erwartete Teilneh­merzahl angepasst sein. Ist der Veran­stal­tungsort zu groß, wirken die Gäste auf der Veran­staltung oft verloren. Ist umgekehrt die Location für die Anzahl der Gäste zu klein, wirkt die gesamte Veran­staltung schnell beengt und die Gäste behalten ein negatives Bild der Veran­staltung in ihren Köpfen. Daher sollte man vor allem auf den notwen­digen Freiraum achten.

Wie finden Sie die passende Event­agentur?

Jetzt wissen Sie Bescheid worauf Sie achten sollten, um die passende Event­agentur zu finden. Jetzt möchten Sie bestimmt noch in Erfahrung bringen, wie Sie denn nun tatsächlich die passende Event­agentur finden? Dann werden Ihnen die folgenden Tipps und Tricks helfen, die richtige Event­agentur finden zu können.

Definieren Sie die Anfor­de­rungen und Ziele des Events

Wenn Sie eine Event­agentur beauf­tragen, haben Sie im besten Fall bereits eine klare Vorstellung davon, was sie tun sollen. Sie kennen das Ziel, das Produkt oder die Dienst­leistung, für die Sie werben wollen, den Stil, in dem sie auf Ihr Unter­nehmen aufmerksam machen sollen und welche Kunden­gruppen wichtig sind. Die folgenden Tipps können dazu beitragen, Ihre Wünsche zu verdeut­lichen, damit die Agenturen in der Lage sind, genau zu verstehen, was wir brauchen.

Suchen Sie passende Event­agen­turen

Wenn Sie die richtige Event­agentur finden wollen, haben Sie die Qual der Wahl. Sie können entweder online suchen oder jemanden fragen, der schon einmal eine Agentur für Events beauf­tragt hat. In jedem Fall sollten Sie darauf achten, welche Dienst­leis­tungen angeboten werden und ob die Preise im Vergleich zu anderen Anbietern in der Umgebung wettbe­werbs­fähig sind.

Kontak­tieren Sie poten­tielle Agenturen für Ihren Event

Die richtige Event­agentur finden? Sie könnten Ihre Freunde um Empfeh­lungen bitten oder stundenlang im Internet nach verschie­denen Optionen suchen. Aber wenn Sie Zeit und Geld sparen wollen, gibt es einen besseren Weg. Eine Variante ist, indem Sie per E-Mail oder Telefon mit poten­zi­ellen Event­agen­turen in Kontakt treten.

Verlangen Sie Angebote und vergleichen Sie

Jedes Unter­nehmen, das über die Organi­sation einer Konferenz oder Veran­staltung nachdenkt, weiß, wie wichtig dieses Projekt ist – für den Erfolg in der Zukunft. Und jedes Unter­nehmen möchte Trans­parenz und Fairness bei der Entschei­dungs­findung sicher­stellen. Deshalb ist es wichtig, vor der Entscheidung für einen Partner ein erstes unver­bind­liches Angebot von poten­zi­ellen Partnern, die ihre Dienste anbieten, einzu­holen.

Entscheiden Sie sich für Ihre Event-Agentur

Auf der Suche nach der richtigen Event-Agentur haben Sie Angebote von verschie­denen Agenturen erhalten, und nun ist es an der Zeit, diese zu vergleichen. Der letzte Schritt in diesem Prozess ist die Abschluss­ver­handlung. Hier können Sie Kurskor­rek­turen im Detail ansprechen und letzte Absprachen treffen. Ist dies geschehen, haben Sie Ihre perfekte Event­agentur gefunden und können loslegen!

Fazit - Nutzen Sie Agentur­Finder

Die Wahl der richtigen Event­agentur kann ein schwie­riger Prozess sein, aber mit Agentur­Finder haben Sie ein prakti­sches Werkzeug für die Suche nach der passenden Agentur für Ihren Event gefunden. Dies ist bereits ein erster, sehr wichtiger Schritt. Bei der Vielzahl an Event­agen­turen ist es oft schwer zu wissen, wo man mit der Suche beginnen soll.  Agentur­Finder nimmt Ihnen die ganze Arbeit ab und recher­chiert für Ihren Event passende Agenturen und stellt Ihnen dieje­nigen vor, welche am besten Ihren Anfor­de­rungen entsprechen.

Sie können uns gerne mit der Suche und Wahl, der für Sie passenden Event­agentur, beauf­tragen. Wir finden indivi­duell, Ihren Anfor­de­rungen entspre­chend, die passende Event­agentur. Für Kunden ist unser Service immer vollkommen kostenlos. Sie sparen dadurch viel Zeit und finden schliesslich diejenige Event­agentur, welche Ihren Event mit dem besten Preis-/Leis­tungs­ver­hältnis reali­siert.

Sie sind auf der Suche nach der passenden Event­agentur? Gerne unter­stützen wir Sie - von der Suche bis zur Wahl der passenden Agentur für Ihren Event.

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1. Beschreiben

Füllen Sie in wenigen Minuten das Formular aus und beschreiben Sie in einem kosten­losen Gespräch mit einem unserer Agentur­Finder Ihre Anfor­de­rungen und Wünsche.

2. Finden

Der Agentur­Finder macht sich auf die Suche nach der passenden Event­agentur. Passt keine bestehende Partner­agentur zu Ihren Anfor­de­rungen, werden externe Event­agen­turen hinzu­ge­zogen.

3. Verbinden

Als Nächstes verbinden wir Sie mit passenden Event­agen­turen. Werden mehrere Agenturen als gleich­wertig einge­stuft, verbinden wir Sie mit maximal drei Agenturen, deren Angebote Sie vergleichen können.

4. Buchen

Passt Ihnen die empfohlene Event­agentur, respektive deren Leistung, können Sie deren Angebot buchen. Falls keine der vorge­schla­genen Agenturen für Ihren Event passt, schlagen wir Ihnen weitere Alter­na­tiven vor.

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