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Was macht eine Eventagentur?

Eine Eventagentur ist ein Unternehmen, das sich auf die Planung und Koordinierung von Veranstaltungen spezialisiert hat. Das kann alles sein, von Hochzeiten bis hin zu Firmenfeiern, aber das Hauptziel eines Veranstaltungsplaners ist es, dafür zu sorgen, dass am Tag der Veranstaltung alles reibungslos abläuft. Sie sind verantwortlich für die Sicherung von Veranstaltungsorten, die Buchung von Anbietern, die Erstellung von Einladungen und Einladungslisten, die Sicherstellung, dass genügend Essen und Getränke vorhanden sind… Die Liste ist lang! Eine ausführliche Übersicht, was eine Eventagentur alles bietet finden Sie hier.

Was sollten Sie bei der Wahl der passenden Eventagentur beachten?

Die Wahl der richtigen Eventagentur kann eine entmutigende Aufgabe sein. Es gibt so viele Faktoren zu berücksichtigen, z. B. ob die Eventagentur die von Ihnen gewünschten Dienstleistungen anbietet und wie hoch die Preise sind, dass die Entscheidung schwer fallen kann. Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, haben wir eine Übersicht mit Fragen und Eigenschaften erstellt, auf die Sie bei der Auswahl einer Eventagentur achten sollten:

Leistungsangebot der Eventagentur

Die Planung von Veranstaltungen ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Es ist notwendig, eine Veranstaltung richtig zu planen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Der Service einer Event-Agentur besteht aus drei Hauptkomponenten: Die Planung, Durchführung und Nachbereitung der Dienstleistung. Eventplaner werden sich vor, während und nach Ihrer Veranstaltung mit allen Aspekten dieser drei Bereiche befassen, damit Ihre Kunden mit ihrer Erfahrung zufrieden sind. Einsatzgebiete sind z.B.:

  • Messeplanung
  • Catering
  • Schulungen
  • Firmenpräsentation
  • Hilfe bei der Suche des Standorts
  • Personalbereitstellung
  • usw.

Arbeitsproben und Referenzen

Sie möchten die passende Eventagentur finden? Wenn ja, dann müssen Sie zuerst etwas recherchieren. Es gibt viele Agenturen für Events, die sich um Ihren Auftrag bemühen – aber wie können Sie herausfinden, welche die beste für Sie ist? Die Antwort lautet: Indem Sie sich nach Referenzen erkundigen und die bisherigen Leistungen der Agentur überprüfen. Die Seriosität eines Unternehmens lässt sich anhand der bereits geleisteten Arbeit beurteilen. Wenn sie zum Beispiel auf ihrer Website Arbeitsproben präsentieren oder auf zufriedene Kunden verweisen, sind diskrete Nachfragen erlaubt. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob das Unternehmen sein Leistungsversprechen einhält.

Preisgestaltung

«Billig» bedeutet nicht immer «gut». Wenn Sie eine Eventagentur finden wollen, kann ein detaillierter Kostenvoranschlag enorm hilfreich sein. Wobei die Kosten je nach Arbeitsaufwand und natürlich mit allen Unwägbarkeiten variieren können. Gute Eventagenturen sind jedoch in der Lage, diese Risiken bestmöglich zu kalkulieren und in ihren Kostenvoranschlag einzubeziehen – billig muss nicht gleichbedeutend mit schlechter Qualität sein, aber teuer ist auch nicht immer gleichbedeutend mit hochwertig.

Motivation und Chemie

Die passende Eventagentur finden ist eine komplizierte Aufgabe. Einerseits wollen Sie eine Agentur für Events, die einen vernünftigen Preis bietet und motiviert ist, mit Ihnen zu arbeiten. Aber Motivation bedeutet nicht viel, wenn Ihr Geschäftspartner keine Qualitätsarbeit leisten kann oder sich schnell langweilt. Um die beste Lösung zu finden, ist es wichtig, bei der Suche nicht nur auf den Preis und die Motivation zu achten, sondern auch darauf ob es zwischenmenschlich stimmt. 

Fähigkeiten der Eventagentur

Welche Eigenschaften sollten Sie bei einer Agentur für Events suchen? Die Antwort auf diese Frage ist nicht eindeutig. Es gibt viele verschiedene Arten von Agenturen, und jede hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. Es kann schwierig sein, zu wissen, ob ein Unternehmen für Ihr Unternehmen geeignet ist, ohne sich vorher zu informieren. Es wird empfohlen, sich über die von der Agentur angegebenen Fähigkeiten zu informieren, herauszufinden, wie lange sie bereits tätig ist, welche Zertifizierungen sie besitzt usw.

Standorte des Eventlokal

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, ist es wichtig, den Standort des Veranstaltungsortes zu berücksichtigen. Es gibt viele Faktoren, die bei der Wahl des Veranstaltungsortes berücksichtigt werden sollten. Der erste Punkt ist die Verfügbarkeit von Parkplätzen. Gibt es genügend Platz für die Gäste, um ihre Fahrzeuge zu parken? Wenn nicht, bietet der Veranstaltungsort kostenlose Parkplätze an? Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.

Personal im Eventlokal

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, ist es wichtig, den Standort des Veranstaltungsortes zu berücksichtigen. Es gibt viele Faktoren, die bei der Wahl des Veranstaltungsortes berücksichtigt werden sollten. Der erste Punkt ist die Verfügbarkeit von Parkplätzen. Gibt es genügend Platz für die Gäste, um ihre Fahrzeuge zu parken? Wenn nicht, bietet der Veranstaltungsort kostenlose Parkplätze an? Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.

Sicherheit des Events

Sicherheit ist kein Zufall. Die Vorbeugung und Reaktion auf Notfälle bei Veranstaltungen ist ein immer wichtigerer Aspekt, der jedoch oft unterschätzt oder als unwichtig angesehen wird. Die Sicherheit von Gästen und Personal sollte jedoch an erster Stelle stehen: Mit Verletzungen und späteren Schadensersatzansprüchen ist niemandem gedient.

Größe des Events

In jedem Fall sollte die Größe des Veranstaltungsortes an die erwartete Teilnehmerzahl angepasst sein. Ist der Veranstaltungsort zu groß, wirken die Gäste auf der Veranstaltung oft verloren. Ist umgekehrt die Location für die Anzahl der Gäste zu klein, wirkt die gesamte Veranstaltung schnell beengt und die Gäste behalten ein negatives Bild der Veranstaltung in ihren Köpfen. Daher sollte man vor allem auf den notwendigen Freiraum achten.

Wie finden Sie die passende Eventagentur?

Jetzt wissen Sie Bescheid worauf Sie achten sollten, um die passende Eventagentur zu finden. Jetzt möchten Sie bestimmt noch in Erfahrung bringen, wie Sie denn nun tatsächlich die passende Eventagentur finden? Dann werden Ihnen die folgenden Tipps und Tricks helfen, die richtige Eventagentur finden zu können.

Definieren Sie die Anforderungen und Ziele des Events

Wenn Sie eine Eventagentur beauftragen, haben Sie im besten Fall bereits eine klare Vorstellung davon, was sie tun sollen. Sie kennen das Ziel, das Produkt oder die Dienstleistung, für die Sie werben wollen, den Stil, in dem sie auf Ihr Unternehmen aufmerksam machen sollen und welche Kundengruppen wichtig sind. Die folgenden Tipps können dazu beitragen, Ihre Wünsche zu verdeutlichen, damit die Agenturen in der Lage sind, genau zu verstehen, was wir brauchen.

Suchen Sie passende Eventagenturen

Wenn Sie die richtige Eventagentur finden wollen, haben Sie die Qual der Wahl. Sie können entweder online suchen oder jemanden fragen, der schon einmal eine Agentur für Events beauftragt hat. In jedem Fall sollten Sie darauf achten, welche Dienstleistungen angeboten werden und ob die Preise im Vergleich zu anderen Anbietern in der Umgebung wettbewerbsfähig sind.

Kontaktieren Sie potentielle Agenturen für Ihren Event

Die richtige Eventagentur finden? Sie könnten Ihre Freunde um Empfehlungen bitten oder stundenlang im Internet nach verschiedenen Optionen suchen. Aber wenn Sie Zeit und Geld sparen wollen, gibt es einen besseren Weg. Eine Variante ist, indem Sie per E-Mail oder Telefon mit potenziellen Eventagenturen in Kontakt treten.

Verlangen Sie Angebote und vergleichen Sie

Jedes Unternehmen, das über die Organisation einer Konferenz oder Veranstaltung nachdenkt, weiß, wie wichtig dieses Projekt ist – für den Erfolg in der Zukunft. Und jedes Unternehmen möchte Transparenz und Fairness bei der Entscheidungsfindung sicherstellen. Deshalb ist es wichtig, vor der Entscheidung für einen Partner ein erstes unverbindliches Angebot von potenziellen Partnern, die ihre Dienste anbieten, einzuholen.

Entscheiden Sie sich für Ihre Event-Agentur

Auf der Suche nach der richtigen Event-Agentur haben Sie Angebote von verschiedenen Agenturen erhalten, und nun ist es an der Zeit, diese zu vergleichen. Der letzte Schritt in diesem Prozess ist die Abschlussverhandlung. Hier können Sie Kurskorrekturen im Detail ansprechen und letzte Absprachen treffen. Ist dies geschehen, haben Sie Ihre perfekte Eventagentur gefunden und können loslegen!

Fazit - Nutzen Sie AgenturFinder

Die Wahl der richtigen Eventagentur kann ein schwieriger Prozess sein, aber mit AgenturFinder haben Sie ein praktisches Werkzeug für die Suche nach der passenden Agentur für Ihren Event gefunden. Dies ist bereits ein erster, sehr wichtiger Schritt. Bei der Vielzahl an Eventagenturen ist es oft schwer zu wissen, wo man mit der Suche beginnen soll.  AgenturFinder nimmt Ihnen die ganze Arbeit ab und recherchiert für Ihren Event passende Agenturen und stellt Ihnen diejenigen vor, welche am besten Ihren Anforderungen entsprechen.

Sie können uns gerne mit der Suche und Wahl, der für Sie passenden Eventagentur, beauftragen. Wir finden individuell, Ihren Anforderungen entsprechend, die passende Eventagentur. Für Kunden ist unser Service immer vollkommen kostenlos. Sie sparen dadurch viel Zeit und finden schliesslich diejenige Eventagentur, welche Ihren Event mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis realisiert.

Gerne unterstützen wir Sie - von der Suche bis zur Wahl der passenden Eventagentur.

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1. Beschreiben

Füllen Sie in wenigen Minuten das Formular aus und beschreiben Sie in einem kostenlosen Gespräch mit einem unserer AgenturFinder Ihre Anforderungen und Wünsche.

2. Finden

Der AgenturFinder macht sich auf die Suche nach der passenden Eventagentur. Passt keine bestehende Partneragentur zu Ihren Anforderungen, werden externe Eventagenturen hinzugezogen.

3. Verbinden

Als Nächstes verbinden wir Sie mit passenden Eventagenturen. Werden mehrere Agenturen als gleichwertig eingestuft, verbinden wir Sie mit maximal drei Agenturen, deren Angebote Sie vergleichen können.

4. Buchen

Passt Ihnen die empfohlene Eventagentur, respektive deren Leistung, können Sie deren Angebot buchen. Falls keine der vorgeschlagenen Agenturen für Ihren Event passt, schlagen wir Ihnen weitere Alternativen vor.

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